Fakturor är en viktig del av alla företags ekonomiska verksamhet och är avgörande för att säkerställa företagets överlevnad. Det är också en process som orsakar många problem och förvirring för kunderna. Trots att tekniken har gjort det möjligt att göra faktureringsprocessen mer automatiserad finns det mycket jobb kvar att göra.
Voxo har analyserat flera miljoner kundservicesamtal hos över 100 svenska företag och vi har fortfarande inte gjort en enda analys där frågan om hur kunden betalar inte varit bland de 5 vanligaste anledningarna till att kunden tar kontakt.
Faktureringsprocessen kan vara krånglig
Felaktigheter eller förvirring runt fakturering kan leda till stora problem och många samtal. Kunderna vill ha klarhet i fakturor och förstå exakt vad de betalar för och varför. Detta gäller särskilt för företag som erbjuder komplexa eller högt specialiserade tjänster, som ofta kräver detaljerad fakturering. I dagens ekonomiska läge är behovet större än någonsin att rättfärdiga att den tjänst eller produkt som levereras motsvarar det belopp som står på fakturan.
En faktor som kan påverka varför fakturor fortfarande är en av de vanligaste frågorna till kundservice är att kunderna ofta inte har tillräcklig kunskap om faktureringsprocessen. Många kunder är kanske inte är medvetna om de olika delarna som kan ingå i en faktura och detta kan leda till missförstånd eller felaktiga betalningar. Genom att kontakta kundservice kan kunderna få hjälp att förstå sin faktura och vad som krävs av dem. Frågan är då hur insatt en kund ska behöva vara för att betala? Är det fel på kundens kunskap eller är det fel på företagets betalningsprocess?
Minska kostnaderna som CFO
Att få betalt för sina produkter och tjänster är centralt i alla företag och ingen bryr sig mer om detta än företagets CFO. Finansfunktionen är också högst bidragande i målet om att hushålla med företagets kostnader och borde därför vara högst intresserade av att minska kostnader kopplade till att kunder behöver ta kontakt med företag samt uteblivna intäkter för misslyckade köp. Vet inte finansavdelningen varför kunderna inte förstår, så be om hjälp att analysera vad som skulle göra det enklare att göra rätt för sig.
Det finns flera avdelningar som kan hjälpa till, men första stället där man borde börja analysera är kundservice där konversationer redan sker med kunder som får fakturorna. Där kan man som CFO få insikter och förslag på nya sätt att minska företagets kostnader och öka dess intäkter genom att titta på hur man som bolag hanterar en av Sveriges vanligaste anledningar till frustrerade kunder, nämligen faktura & betalning.
